[仕事効率化]会議を効率化する方法

こんにちは、shinです。

3月も中旬になり、新卒社員が入ってくる季節になりましたね。新卒が入って来たら、まず会議をすると思うのですが、その質は担保されていますか??
仕事をしていると、社内で会議が多いな〜って思ったことある人は多いかと思いますが、私も2017年は会議の無駄が非常に多く、会議を削ること、そして会議の質を高めることに注力した1年でもありました。大手企業やベンチャー企業を経験して会議の質が、仕事の成果でインパクトを出すことは実体験として経験していますが、その反面でほとんど無駄となった会議も多々ありました。この経験を踏まえて、良い会議・成果を出すための会議とは、どんな会議なのかまとめてみたいと思います。

会議は、事前準備で8割が決まる。

そもそも会議とは

関係者が集まって(一定の手続きにのっとり)議題について意見を出し、相談すること。その会合。「編集―」。また、その機関。
*Wikipedia参照

「会議」という名目で人を集める人がいますが、「会議は」人を集めることを目的としません。

会議とは
①議題に対して
②意見を出し合い
③相談すること

これをひとまとめした集まりを会議と呼びます。

またこれらを分類すると、この3つの要素は会議前にやるべきこと・会議中にやるべきことに別れます。

会議前

①議題・目的の共有
②議題・目的に対しての自分の意見

会議中

③自分の意見を発表して、最善策を決める

 

これをまとめると、会議とは、
事前に議題とその目的を共有した上で、各自の意見を会合で話あうことを言います。

私が経験したうまくいかない場合、会議前のタイミングでうまくいかないことがわかっていることがほとんどです。
たとえば、

①議題が定まっていない
②目的が定まっていない
③自分の意見が考えられていない、固まっていない

この3つができていない状態で参加する人がいたら、その時点で時間がかかる、もしくは何も決まらないという状況に陥るので
該当する人がいる場合は、会議には参加させないことが最善策となります。最短最速で結果につなげる会議にするためには

つづいて、良い成果をだすための会議について

★守ってほしいこと
大前提:最小人数で意見を出し合うこと(出来る限りフラットな関係であること)
会議方法:
①ブレストして、すべての意見を一覧に並べること
②目的に対して最も優先度が高い内容で合意する

大前提:最小人数で意見を出し合うこと(出来る限りフラットな関係であること)

たまに、会議に10名以上の参加者がいる会議があると思うのですが7割以上の人が会議中に一言も発さないことがあります。ほとんどの場合はその7人の時間は無駄です。
「いた方がいい」などあると思いますが、理由がないのであれば必要ありません。これは徹底してください。個人的な感覚としては3名の会議が最も成果がでている感じがします。
フラットな環境でブレスト、もれなく状況を把握できる環境をまずつくりましょう。

①ブレストして、すべての意見を一覧に並べること

意見は、ブレスト形式で実施しましょう。途中でできないということは禁止です。
ブレストして、意見のジャンル分けをすれば大きく全体感を抑えることができます。

②目的に対して最も優先度が高い内容で合意する

ブレストが終わったら、ジャンル分けされた内容からどのジャンルが最も優先度が高いか決めてください。
もし、一つに決まらない場合は複数でもOKです。ここまでくれば、ほとんどの場合はどの軸で決めるかになりますのであとは、各々の優先度に応じて決めるだけです。

もし参考になれば、活用してみてください!

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